Firmare (velocemente) è una scelta solo se consapevole.

Velocità e consapevolezza nelle decisioni contrattuali nelle PMI

Nelle PMI firmare il prima possibile è spesso inevitabile, ed è un valore aggiunto perché spesso concorrenti più grandi e strutturati non riescono a garantire rapidità nell'accordo.

Ma velocità non significa decidere senza sapere cosa si sta accettando.

Dopo aver letto il contratto come architettura che governa il conflitto, le clausole come leve che ne determinano il costo quando l'equilibrio si rompe e gli standard come strumenti che funzionano solo se adattati al contesto, il momento decisivo arriva comunque: quello in cui l'impresa sceglie di firmare.

La velocità è un valore. L'improvvisazione è un rischio.

Decidere in fretta è una strategia che non va confusa con decidere al buio. Quando non si sa cosa si sta realmente accettando, dove si colloca il rischio principale, quale margine di manovra esiste se qualcosa va storto, si sta firmando senza avere una mappa minima dei rischi e delle loro conseguenze, ed è questo il problema principale, non la velocità di manovra.

Un tempo il problema era fisico: rincorrere firme, documenti, autorizzazioni. Oggi è più subdolo. Con le firme elettroniche, la firma è ovunque e da nessuna parte. Si firma velocemente, spesso senza percepire il momento in cui la decisione viene realmente presa. Dove si appongono le firme, come vengono conservati i documenti e chi ha consapevolezza di ciò che viene accettato sono temi rilevanti, che hanno origine in un punto a monte: cosa stiamo firmando, e perché proprio ora.

Adelante con juicio.

Lo faceva dire Manzoni dal cancelliere Ferrer al suo cocchiere, e vale ancora oggi.

Non tutto, in un accordo, deve essere obbligatoriamente sigillato subito: uno degli equivoci più frequenti è pensare che ogni decisione debba essere immediatamente “chiusa” con un contratto completo e perfetto, mentre invece ci sono altri modi di essere rapidi e veloci.

Ad esempio, il diritto mette a disposizione strumenti intermedi che consentono di strutturare gli impegni per gradi: un NDA per avviare una trattativa senza esporre dati sensibili, una lettera di intenti per trovare un terreno comune, un accordo preliminare, un contratto quadro, ordini esecutivi su regole già definite; emendamenti secondo schemi già previsti nel contratto principale.

Sono strumenti largamente usati nelle pratiche commerciali internazionali, e possono esserlo anche in quelle domestiche.

Sapere cosa può andare veloce e leggero, e cosa invece richiede una struttura più solida, è una competenza decisiva, per la quale una funzione legale è necessaria. La massima velocità possibile è quella permessa dallo scegliere lo strumento giusto per quel momento, per quell'obiettivo.

Il rischio di partire senza contratto (e il rischio di aspettare)

In molti contesti B2B si inizia a lavorare prima che il contratto sia formalmente concluso. Non è sempre un errore. Ma deve sempre essere una scelta consapevole.

Eseguire prima della firma significa accettare che alcune tutele non siano ancora operative, o siano diverse da quelle immaginate. Le trattative, anche senza contratto firmato, generano doveri di correttezza, coerenza e affidamento. Chi inizia a lavorare in questo vuoto legale deve saperlo, soprattutto perché al “non detto” contrattuale subentrano regole e norme del diritto che riempiono questo “vuoto apparente” con principi quali protezione e buona fede.

Allo stesso modo, ritardare la firma ha un costo, spesso, ed ha certamente delle conseguenze. Protrarre le trattative mentre l'operatività va avanti, sulla base di qualche forma temporanea di accordo non correttamente strutturato, non riduce il rischio: lo trasforma. Anche in questo caso, comportamenti e comunicazioni consolidano aspettative giuridicamente rilevanti. Ciò che non è detto nel contratto può diventare valore atteso nel mercato, e più difficile da negoziare retroattivamente.

Decidere consapevolmente quando chiudere, e come farlo, condiziona il futuro del contratto molto più che anticiparlo o ritardarlo di pochi giorni.

Cosa si può sacrificare, e cosa, invece, no

Occorre sapere, dal punto di vista del business e legale insieme, cosa può essere sacrificato alla velocità in modo consapevole e con rischi contenuti (e insieme prevedibili e limitati).

In un sistema di diritto civile come il nostro, si possono sacrificare alla velocità pagine di definizioni, la completezza enciclopedica delle clausole, le cautele ridondanti. Non si devono sacrificare: chi paga se qualcosa va storto; l'identificazione del rischio principale; il margine di uscita o di correzione; il perimetro minimo dell'impegno che si sta assumendo.

Se per firmare velocemente occorre accettare un grado consapevole di indeterminatezza, o di imperfezione, è una scelta legittima. In nessun caso si deve accettare un rischio ignoto, o che ha limiti potenziali indeterminati, e magari non è nemmeno prevedibile dal punto di vista del business.

Il nucleo da non perdere

Firmare rapidamente non è un errore. Firmare senza sapere cosa si sta accettando lo è.

La firma consapevole non rallenta il business: evita che la velocità diventi improvvisazione, o che l'indecisione diventi esposizione oltre i limiti strutturali del contratto.

Prima di firmare, domandati tre cose: (1) se finisci male, sappiamo chi e quanto paga? (2) se serve, possiamo uscire, e come? (3) cosa potrebbe sorprenderci che non abbiamo considerato?

È qui che ha senso una funzione legale che presidia i momenti decisionali critici: non per bloccare le opportunità, ma per rendere visibili le conseguenze prima che diventino problemi.

Non per eliminare il rischio, ma per scegliere quale rischio accettare, e quale no.